Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид: - предлог о сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»; - по вопросу о сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»; - касательно сущ. в родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п. 2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу.», «направляю.». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов. 3. Область подписи. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны. Глава 5. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические. Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок. Синтаксические ошибки. - Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. - Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов. - Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.
Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет. Глава 2. Классификация деловых писем Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки. По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: - письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. - письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.). По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально- логического повествования или этикетного текста. По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Глава 3. Виды деловых писем 3.1. Виды некоммерческих деловых писем Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа. Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо. Письмо-подтверждение.
Письма - Приглашения, Приветствия, Поздравления
У нас Вы всегда найдете богатый выбор всевозможных товаров. Загляните. Я буду счастлив предложить Вам новые товары, которые могли бы заинтересовать Вашего сына . В ожидании Вашего ответа с уважением P.S. Для постоянных покупателей специальная (- % ) скидка действует в течение последующих 30 дней. Письмо 2. Уважаемый Мы назначили некоторое время работал в нашей фирме и хорошо знает все аспекты ее деятельности. и обратится к Вам. Если для Вас встреча в указанное время по каким-либо причинам не удобна, сообщите нам. Письмо 3. Уважаемый Мы назначили работал с нами в течение лет. Он имеет богатый опыт в сфере нашей деятельности. утром и обратится к Вам, если это удобно. Я позвоню Вам, чтобы уточнить время. Думаю, что сумеет блестяще проинформировать Вас о том, что происходит в деловом мире. ЗАКЛЮЧЕНИЕ “Каждый, кто занимается бизнесом, должен понять, что написанное слово — это Ваше лицо и лицо Вашей фирмы. Слово, употребленное не к месту, может погубить торговлю, разрушить доверие служащего к Вам. Составление письма так же важно, как и составление калькуляции.” Хорошие деловые письма — это произведения искусства. А письма-поздравления, приветствия, приглашения характерны еще тем , что они являются не только деловыми, написанными формально, но в них вкладывается еще и душа. открыть
Профессиональное обучение
В качестве примера приведу список программ, предлагаемых компанией « rai i g S ra egies»: . Искусство эффективных продаж (базовый курс). . Искусство эффективных продаж. Техника SPI (продвинутый курс). . Телемаркетинг (искусство продаж по телефону). . Построение команды. Работа в команде. . Руководство и лидерство . Управление временем. Управление стрессом. . Искусство ведения переговоров. . Эффективная презентация. . Эффективная работа с клиентом. . Эффективный секретарь. Телефонный этикет. . Эффективный менеджмент. . Эффективное деловое общение. . Комплексное управление качеством. . Делегирование полномочий. . Наставничество (консультирование и обучение). . Решение проблем и принятие решений. . Проведение интервью и набор персонала. . Оценка персонала. . Управление проектом. . Искусство убеждения. . Организация и проведение собраний. . Управление конфликтом. . Коммуникация в организации. . Деловая переписка (отчеты, коммерческие предложения, деловые письма). . Развитие и творческого мышления. . Маркетинг для немаркетологов. . Финансы для нефинансистов. . Тренинг тренеров. . Стратегический менеджмент. открыть
Этикет международного сотрудничества
Как правильно составить официальное письмо или приглашение, принять партнера и провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос и наладить взаимовыгодное сотрудничество? Всем этим вопросам во многих странах, уделяется очень большое внимание. Часто со школы начинается первое знакомство с “ писанными” и “не писанными” правилами делового общения и поведения, его особенностями, нормами, закономерностями. Большой популярностью пользуются книги по деловому этикету и протоколу, психологии делового общения, выходящие за рубежом. Каждому человеку, независимо от профессии, социального статуса в той или иной степени приходится сталкиваться с подобными проблемами. Особое значение деловое общение имеет для деловых людей занятых бизнесом, а особенно международным бизнесом. Во многом от того, насколько они владеют наукой и искусством общения зависит успех их деятельности. На Западе соответствующие учебные курсы есть практически в каждом университете и колледже, издаётся множество научной и популярной литературы. В результате человек на приёме не мучается вопросами куда деть салфетку или в какой бокал налить вино, а вступая с партнёром в переговоры, знает как его посадить и с чего лучше начать беседу. открыть
Языковые особенности романа Л.Н. Толстого "Война и мир"
И молодой князь «имел в высшей степени. практическую цепкость», цепкость «деловой словесности» (или, как сказали бы мы сегодня, — практической стилистики). Князю Андрею свойственно, как отмечал А. В. Чичерин, «постоянное движение мысли». Окончив свои визиты в пятом часу вечера, мысленно сочиняя письмо отцу о сражении и о своей поездке в Брюнн, князь Андрей возвращался домой к Билибину. Дипломата Билибина тоже можно назвать стилистом (практическим!): «несмотря на свою лень, он иногда проводил ночи за письменным столом», чтобы «составить искусно, метко и изящно циркуляр, меморандум или донесение». Но у князя Андрея взгляд на стиль диалектичнее, глубже, как и смысл, который он искал и к которому стремился: «.навсегда ничего не бывает». Мы тоже понимаем, что «навсегда» антикаузально (и значит, не логично). Искусство делового — каузального — стиля молодой Болконский совершенствовал, когда «озабоченно переводил на русский язык статьи римского и французского свода.», когда служил в комиссии Сперанского, знаменитого редактора Свода законов Российской империи, «делового Карамзина». «Николай Павлович, вступив на престол, говорил умирающему в то время Карамзину: «Представьте себе, что вокруг меня никто не умеет написать двух страниц по-русски, кроме одного Сперанского.». Отец же князя Андрея — старый князь Болконский — был воспитан на «органической» причинно-следственной фразе ломоносовской традиции, любил эту «фразу» и сам прибегал к причинно-следственному способу выражения мысли как универсальной логичности делового стиля: Отец с наружным спокойствием, но внутреннею злобой принял сообщение сына. открыть
Разработка комплекса маркетинговых коммуникаций в сфере туризма
Существуют сотни видов средств продвижения, которые могут быть классифицированы как инструменты, нацеленные на : . персонал компаний (на торговых представителей) с помощью различных поощрений (финансовых, инсентив-путешествий и др.); бонусов; соревнований и конкуренции; . дилеров и розничных торговцев (турагентов) через: . выпуск сувениров с символикой компании (календари, записные книжки, ручки, пепельницы); . торговые выставки; . презентации продуктов (деловые обеды, ужины и др.); . переписку (письма, циркуляры и др.); . совместные схемы продвижения (организационная или финансовая помощь); . клиентов (непосредственно или с помощью розничного торговца)через: . дисплей компьютера, Интернет, настенные экраны, плакаты, брошюры и др.; . сувениры (сумочки с названием фирмы, обложки для хранения билетов и др.); . предоставление в гостиницах мыла, шампуней, специальных шапочек для душа, а "нужным" клиентам - цветов и фруктов; . переписку; . финансирование с умеренным процентом; . предоставление бесплатных ваучеров; . организацию совместных мероприятий продвижения с компаниями других сфер бизнеса (инсентив-путешествия для сотрудников компаний, путешествия, сопровождающиеся льготными покупками товаров и услуг). открыть
Ответы на практикум к уч.пос. Самыгина и Столяренко
Эти функции, как правило, выполняет секретарь менеджера. Необходимо добиваться такой организации делопроизводства, чтобы на стол менеджера попадали действительно важные, с его точки зрения, документы. Документы же, касающиеся стандартных вопросов, должны направляться непосредственно исполнителю без резолюции его руководителя.75. Назовите основные заповеди делового этикета. Основные требования к деловому письму: четкость и краткость изложения; полнота информации; конкретность предложений; убедительность и вежливость; грамотное оформление. В международной практике сложился общепринятый «стандарт» оформления делового письма, который предусматривает следующее: письмо должно быть посвящено одной теме; изложение каждой новой мысли начинается с нового абзаца; между абзацами необходимо делать пробелы; в письме должны быть указаны все вложения. Письмо, как правило, должно включать следующие элементы: а) название и адрес фирмы-отправителя; б) название и адрес фирмы-получателя; в) дата и номер письма; г) предмет письма (не является обязательным); д) приветствие (не является обязательным); е) текст письма; ж) концовка письма (не является обязательным); з) роспись (не является обязательным); и) подпись; к) имя и должность отправителя; л) вложения. открыть
Эффективная коммуникация с клиентом
Вторым элементом данной системы является пять методов персонализации письменных обращений к клиентам, которые приведены ниже: · При формировании письма клиентам используйте разговорный язык и ни в коем случае "язык взгляда с высока". Пишите Ваше письмо, как будто Ваш клиент находится по другую сторону стола от Вас. Делайте Ваши предложения короткими и избегайте технического или делового жаргона. Излагайте материал в простых и понятных терминах. · Выражайте симпатию взгляду клиента, даже если на Ваш взгляд он ошибочен. Клиент не стал бы писать Вам, если бы он не имел на это серьезное основание. · Включите имя и отчество клиента в основное тело письма. Это создаст впечатление, что письмо формировалось специально под этого клиента. · Всегда лично подписывайте письмо. Это показывает клиенту, что Вы, по меньшей мере задумались над его проблемой, подписывая свое обращение к нему. · Уверьте клиента в письме, что Вы лично проконтролируете результаты рассмотрения его вопроса. Это даст Вам шанс, что даже если клиент и не будет удовлетворен его решением, он будет писать об этом Вам, а не первым руководителям Вашей компании. открыть
Реклама и PR
Наклейка должна быть на самом письме. На наклейках, которые заказывают у устроителей выставки, помимо названия, эмблемы и даты мероприятия, обозначаются еще номер павильона и стенда самого участника. Приглашение посетителей Индивидуальное приглашение клиентов и заинтересованных покупателей всегда обещает хороший резонанс. Для этого существует целый ряд возможностей. Обеспеченные организаторами выставки рекламные средства (проспект, входные билеты-талоны) могут быть разосланы вместе с индивидуальным пригласительным письмом. Это послание должно пробудить интерес и быть, по возможности, адресованным кому-то персонально, то есть не просто "Фирме Индустри ГмбХ", а "Д-ру инженеру Майеру, Фирма Индустри ГмбХ". В письме в этом случае должно быть личное обращение и подпись. Эффект еще больше усилится, если это подпишет знакомый деловой партнер, то есть продавец подпишет письмо покупателю, технический консультант - официальную бумагу конструктору. Для приглашения можно пойти и на какую-нибудь уловку. Так, для того, чтобы настоять на посещении, можно отослать видовую открытку с изображением стенда, а хорошему клиенту - моментальный снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. открыть
Технология работы с документами в современных условиях
смотреть на рефераты похожие на "Технология работы с документами в современных условиях" Государственное Образовательное Учреждение Областной Учебно-Методический Центр «Ориентир» Квалификационная работа Предмет: «Машинопись и создание документов» Тема: «Технология работы с документами в современных условиях» Казанцева Светлана Викторовна Специальность: Менеджер офиса Группа: МО-5971 Отделение: Курсовая подготовка Руководитель: Катунина Н.Е. ОМСК-2001г. План-оглавление Стр.Введение 3-4 Глава 1. Документационное обеспечение организации 5-6 1.1. Требование к бланкам документов 7-8 Глава 2. Организация работы с документами в организации 9 2.1. Организация документооборота 9 2.2. Порядок работы с внутренними документами 10 2.3. Утверждение документов 11-12 2.4. Регистрация и учет документов 13 2.5. Сдача дел в ведомственный архив 14 2.6. Порядок пользования документами из архива 15 Глава 3. Документирование организационно- распорядительной деятельности 16 Глава 4. Современное деловое письмо 17 4.1. Деловое письмо в условиях унификации 17-19 4.2. Реквизиты делового письма 20 Глава 5. открыть
Общая характеристика ранненовоанглийского периода
Письма Джона Щилллингфорда, как и письма семьи Пастон, являются самыми ранними образцами частной переписки. Стиль их, возможно, был приближен к разговорной речи. Его письма являются сообщениями о развитии спора между уважаемой юрисдикцей мэра и корпорации с одной стороны и церкви – с другой. А теперь рассмотрим поподобнее отрывок письма Draf Le erот 24 мая, 1448. “ he moru be yme y came o my lord, a d haddle hym a righ godd shor leysor; o wham y recomme ded you all o hym y he bes ma er ha y coude, ha ky g hym of his gode lordship, но это значит, что друзья мэра, прочитав письмо, дадут его прочитать своим друзьям и, возможно, даже перепишут его себе. Таким образом, с содержанием письма ознакомится более широкий круг читателей, нежели ожидалось. Как еже отмечалось ранее, в стилистическом отношении дружеское письмо представляет собой синтез различных функциональных стилей. Это обусловлено такими признаками дружеского письма, как политематичность и полифункциональность. Если учитывать такие экстралингвистические факторы, что автор письма – мэр, и ведет переговоры с официальными лицами Лондона, то можно провести некое подобие эксперимента и написать Draf Le er в официально-деловом стиле, так как если бы Шиллингфорд писал управлению города о результатах переговоров (которые были немаловажны для всех жителей города и были интересны почти всем), т.е. предоставил своеобразный отчет о своей поездке. открыть
Разработка комплекса деловой переписки фирмы
В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности. Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация: письмо-запрос, ответ на него; письмо-предложение (оферта), ответ на него; письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи. Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара. Написание этого вида писем требует соблюдения следующих принципов: ссылка на первичное письмо и его тему; соблюдение одинаковых языковых средств в обоих письмах; соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания. открыть
Культура речи: специфика русского речевого этикета. Этикетные нормы
По сфере употребления различается: 1. Лексика межстилевая, т.е. те слова, которые употребляются всеми и в любых условиях (качество, получать, предлагать ). 2. Лексика книжно-письменная, т.е. слова, которые по преимуществу используются в книжно-письменных стилях и связаны с теми сферами употребления языка, для которых письменная форма выражения является главной. В ее составе можно выделить “книжные” слова (оплата, договор, контракт ), термины (каталог – журнал с указанием товара, производимого предприятием), канцеляризмы, поэтизмы. 3. Лексика устной речи, т. е. слова, присущие бытовой речи, обиходно-деловому языку и т.д. К лексике устной речи относятся слова разговорные, просторечные, профессионализмы, жаргонизмы, диалектизмы. Сокращения слов (аббревиатура) – новый продуктивный способ словопроизводства, который активно используется в деловой корреспонденции. Фразеология языка — это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений. В деловой корреспонденции роль фразеологизмов выполняют стандартные синтаксические конструкции, которые подразделяются на: Письмо-запрос: «Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес » Ответ на запрос: «Благодарим Вас за запрос от » Письмо-просьба: «Обращаемся к Вам с просьбой » Письмо-напоминание: «Сообщаем Вам, что » Письмо-рекламация: «Мы официально заявляем Вам рекламацию » Ответ на рекламацию: «Подтверждаем получение Вашего письма от; сообщаем, что .» Сопроводительное письмо: «Согласно Вашей просьбе высылаем Вам » Письмо-извещение: «В ответ на Ваше письмо от сообщаем Вам » Письмо-приглашение: «Разрешите пригласить Вас на » Письмо – благодарность: «Мы получили Ваше приглашение на ., за которое Вам признательны». открыть
Оформление документов и деловых писем
СОДЕРЖАНИЕ 1. Разновидности писем и особенности их составления 2. Деловая беседа как основная форма делового общения 3. Принципы организации работы с документами 4. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2000 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Разновидности писем и особенности их составления Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. По содержанию и назначению письма могут быть: - инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям); - гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.д.); - информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения); - рекламные (рекламирующие товары и услуги); - коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок); - рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг); - письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации); - письма-приглашения и др. открыть
Русский язык и культура речи
Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и разработкам рекламного характера. Основным условием убедительности любого делового документа является его доказательность. Однако в практике западной и американской деловой переписки принято считать, что убедительность. Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «Мы-подход» в подаче информации, т.е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «коллективные» субъекты. В западной и американской школах делового письма представлены как «Мы-подход», так и «Я-подход». В практике отечественной деловой переписке тексту письма не всегда предшевсвует обращение. Заключение как особая этикетная формула вежливости, завершающая официальное послание, также еще не стала общепринятой и обязательной для всех типов деловой корреспонденции в отечественной практике деловой переписке. открыть
Деловое письмо: правило и стиль изложения
Злое, раздражительное письмо не приведет к желаемому результату. Любая мысль может быть выражена вежливо, сдержанно и с достоинством. Тактичность в деловых письмах – залог успеха. (5) 1. Правило написания делового письма Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма – его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает: одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. открыть
Коммуникации в процессе управления
В крупных организациях творческие группы могут быть связаны друг с другом, и тогда коммуникационная структура принимает вид «сот», представляющих собой единство открытой «змеи» и замкнутых «колеса» или «круга» (рисунок 9). Структура типа «соты» предполагает, что один субъект одновременно участвует в двух группах, поэтому выполняет по отношению к ним функции «соединительного звена». Рис. 8. Сеть типа «колесо» Рис. 9. Сеть типа «соты» 4. Деловое общение как форма коммуникаций в управлении Деловое общение – это процесс речевого взаимодействия людей, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом с целью достижения определенного результата. Формами делового общения являются: 1. Деловая беседа – устный контакт между собеседниками. Ее участники должны иметь полномочия для принятия и закрепления выработанных позиций. К функциям деловой беседы относятся: решение стоящих перед участниками задач, общение между работниками одной деловой среды, поддержание и развитие деловых контактов. 2. Деловая переписка – это деловое письмо (служебное послание в виде официального документа, а так же в форме запросов, предложений, претензий, поздравлений и ответов на них). открыть
Основы деловой переписки
Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма потому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление ad hoc (т.е. заявление по конкретному поводу — к примеру, в поддержку делового партнера и пр.). Стандартное начало такого письма: «Настоящим посланием заявляем (заявляю) о.» Заключение включает в себя одну из стандартных формулировок вроде: «Просим принять данное заявление к сведению для.». Письма-подтверждения отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт — например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу («Прошу подтвердить.»), выраженную автору (организации-отправителю) письма.4 Практически всегда письма-подтверждения начинаются со слов «Настоящим подтверждается (подтверждаем, подтверждаю).» Другой отличительной особенностью этого вида деловых писем является их немногословность, краткость, обусловленная конкретностью повода для написания. открыть
Понятие рефрейминга
Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма. Так, например, для деловых писем типичны следующие начала предложений: Ввиду срочности заказа В связи с уточнением плана прибыли Согласно вашей просьбе Согласно распоряжению начальника управления . В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дело, соблюдая нейтральность тона. Деловые письма юридических лиц (предприятия, фирмы, кооператива, общественной организации ) излагаются: от третьего лица единственного числа (фирма «уведомляет», «сообщает», «просит», «предупреждает», «примет меры» ) или от первого лица множественного числа («сообщаем», «предупреждаем», «направляем», «отказываемся», «просим» ). Технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно согласно ГОСТУ Требуется указание на документе его исполнителя. Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует сначала «набросать» логическую схему его содержания. открыть
Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству
В трафарете пишутся слова: «заявление», «дата», «№», «место издания», «О предоставлении отпуска», «Прошу предоставить (вид отпуска) отпуск (наименование должности) с на рабочих дней. Основание: (документ)», «Подпись», «Согласен предоставить отпуск с », «Руководитель структурного подразделения (личная подпись)». На месте пропусков вписывается информация, требуемая курсивом, в момент создания документа. 59. Написать приказ о предоставлении отпуска. (прилагается) Составить деловое письмо с оформлением всех реквизитов. Письма составляются на специальном бланке для писем. Письмо должно содержать заголовок, указание адресата, должность, инициалы и фамилию подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Копия исходящего письма печатается не на бланке. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать. Например: Контрольное управление Губернатора и Коллегии администрации области (и далее – содержание письма), дата, подпись При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. открыть
Основные правила делового этикета
В учебнике «Психология и этика делового общения»1 приводится пример делового письма, составленного по данной схеме. Внимание: «Уважаемая (ый) Я хочу сообщить Вам нечто важное (интересное)» Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь.» Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы. в благородное, патриотическое дело.» Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей.» Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости. Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем. 1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу. 2. Письмо-заявление об уходе. 3. Рекомендательное письмо. 4. Письмо-отказ. 5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности сделки и т.п.). 6. Письмо-напоминание. 7. Письмо-уведомление. 8. Письмо-благодарность. открыть
