|
РЕФЕРАТЫ КУРСОВЫЕ ДИПЛОМЫ СПРАВОЧНИКИ
|
|
|
| Оформление управленческих документов |
Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами. Конечно же, в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка сотрудников документационной службы структурного подразделения сводится главным образом к освоению технических навыков - стенография, машинопись и т.п., и важно грамотно их оценить. Как правильно разработать, внедрить и обеспечить функционирования единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией, спланировать, организовать и совершенствовать деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществить контроль за состоянием делопроизводства в организации, принять меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сократить их количество и оптимизировать документопоток организации? Надеемся, что наша курсовая работа поможет в решении данных вопросов. 1.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации. Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе: - права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов; - состав применяемых в аппарате управленческих документов; - компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов; - порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью; - обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами. Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования: - обеспечение юридической силы документа; - создание условий для оперативного исполнения документов; возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях); - возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Код формы является элементом идентификации документа. Реквизит 06 наименование организации. Автор документа должен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные «выполняют» правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы. Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация). Сокращенное наименование организации или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках. Организация, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собственным наименованиям. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наименованием организации – автора документа. Наименование организации на иностранном языке воспроизводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации. В соответствие с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-распорядительную форму (табл. 2). Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листке бумаги. Перечисленные требования к оформлению реквизита «наименование организации» должны соблюдаться и при подготовке внутренних документов. Таблица 2. Фирменные наименования. Организационно – правовая Форма В наименование организации входят Полное хозяйственное товарищество Имена (наименования) всех участников и слова «полное товарищество» либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов «и компания» Хозяйственное товарищество на вере (коммандитное) Имена (наименования) всех полных товарищей и слова «товарищество на вере», «коммандитное товарищество» либо имя (наименование) не менее чем одного полного товарища с добавлением слов «и компания» и слова «Товарищество на вере» или «Коммандитное товарищество» Хозяйственное общество с ограниченной ответственностью Наименования и слова «с ограниченной ответственностью» Хозяйственное общество с дополнительной ответственностью Наименование общества и слова «с дополнительной ответственностью» Акционерные общества Наименование общества и указание на то, что общество является акционерным Производственный кооператив Наименование кооператива и слова «производственный кооператив» или «артель» Государственные и муниципальные унитарные предприятия Наименование должно содержать указание на собственника имущества Потребительский кооператив Указание на основную цель его деятельности и слова «кооператив» или слова «потребительский союз» либо «потребительское общество» Реквизит 07 справочные данные об организации.
В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страницы (стр.). Реквизит 20 отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2 – 4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатают через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1, 5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например: Приложение:1. Штатное расписание на 4л. в 2 экз. 2. Смета расходов . на 3 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать. Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа. Например: Приложение к приказу ректора университета 11.04.02 № 07/21 При наличии нескольких приложений к одному документу, на них проставляется порядковый номер. «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д. Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату, и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например, ПРИЛОЖЕНИЕ № 3 к приказу ректора университета 11.04.2002 № 07/21 Реквизит 21 подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствие с распределением их обязанностей, установленных правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции. Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, ели за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций. В состав реквизита «подпись» входит наименование должностного лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.
500 советов секретарю
Реквизит наносится от руки или резиновым штемпелем с заполнением переменных данных. Подводя итоги: секретарю необходимо очень внимательно подходить к тонкостям оформления документов. По подготовленному документу можно судить о профессионализме секретаря. Все реквизиты документа необходимо знать и применять в соответствии с видом и значимостью документа. 2. Состав управленческих документов организации Распорядительные документы Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, т. е., от вышестоящего руководства к подчиненным, от руководителя организации к структурным подразделениям. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации и входящих в ее состав структурных подразделений, зависит общий результат работы. Основаниями для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации, задач по управлению персоналом ... »Делопроизводство
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Окончил курсы английского языка Я имею опыт работы с многочисленными компьютерными программами. Основные из них – MS Wi dows 9x, MS Explorer, MS Word, MS Excel, MS Ou look, Fi eReader, различные мультимедийные программы. Имею доступ к сети Интернет. По требованию могу предоставить необходимые рекомендации. С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество, Д.А. Тищенко Оглавление: Введение 1 Требования к бланкам документов предприятия 1 Общие правила оформления управленческих документов. 2 Приказы по личному составу 8 Письма 9 Докладные записки 12 Резюме 12 Образец личного заявления 13 Образец приказа по личному составу 14 Образец приказа по основной деятельности 15 Образец инициативного коммерческого письма 16 Образец ответного коммерческого письма 17 Образец докладной записки 18 Образец объяснительной записки 19 Образец резюме 20 Список используемой литературы: 22 Список используемой литературы: Стенюков М.В. «Документы. Делопроизводство.» - М. «Приор», 1997. - 144 с. Образец резюмеРЕЗЮМЕ17 01 2000 Ф.И.О.: Трефилов Владимир Сергеевич ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 15.07.77, г. Архангельск АДРЕС: 163500, г. открыть »Бухгалтерское дело
Документальное оформление разрешения на выполнение может отличаться от оформления аналогичного документа при ручной обработке данных. Возможности совершенствования управленческого контроля. КИСП предоставляет руководителям предприятия и аудитору большой набор аналитических средств для анализа операций и контроля деятельности хозяйствующего субъекта. Дополнительные средства контроля при необходимости помогают улучшить структуру внутреннего контроля в целом. Примеры причин ошибок в учетной информации в случае применения КИСП приведены в табл. 5.2. Таблица 5.2 Примеры возникновения ошибок в учетной информации при применении КИСП Таким образом, использование клиентом компьютерных систем обработки данных приводит к образованию дополнительных аудиторских рисков. Эти риски связаны со следующими факторами: Pтехническими аспектами; Pпрограммной системой обработкой информации; Pорганизацией учета и контроля при использовании КИСП; Pквалификацией аудитора. Технические аспекты касаются рисков, вызванных плохой работой аппаратных средств, использованием нелегального программного обеспечения, несоответствием характеристик аппаратного и программного обеспечения, отсутствием надлежащего технического обслуживания и контроля ... »Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
МОСКОВСКИЙ ОТКРЫТЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ РЕФЕРАТ По Дисциплине Информационные технологии управленияТема: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Выполнила: студентка V курса Заочного отделения Финансово-эконом. факультетаМОСКВА 2006г.СОДЕРЖАНИЕ:Введение1.Понятие «документационное обеспечение управленческой деятельности». 2. Основные требования к оформлению управленческих документов. 3. Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов. 4.Понятие «документооборот» и его организация. Заключение Литература Введение Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. Также большое значение уделяется документообороту. открыть »Эффективное делопроизводство
В 1973 году «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы для применения. ЕСГД продержалась более 15 лет и послужила основой для разработки государственных стандартов в области управленческих документов и классификаторов. Их принятие унифицировало оформление документов и узаконило процессы их учета, хранения и поиска. В 1988 году новая редакция ЕГСД получила название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ является совокупностью принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и работе с документами. До сих пор это главный методический документ по организации документооборота. Часть ГСДОУ устарела, однако большинство ее рекомендаций может служить основой для организации документационного обеспечения управления и в настоящее время. На основе ГСДОУ разрабатываются новые ГОСТы, регламентирующие документационное обеспечение. С 1 июля 2003 года действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации ... »Приказы по личному составу
В учебно-методическом комплексе Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. «Документоведение и делопроизводство» рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив2. Чуковенков А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов3. Вопросы оформления, регистрации и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены в статьях Красавина А.С. «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт»4, Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика»5 и Кузнецова С.Л. «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело»6. открыть »Совершенствование документирования управленческой деятельности
Обширную группу источников составили делопроизводственные документы администрации Губернатора Иркутской области и её самостоятельных структурных подразделений. Ретроспективному анализу документирования посвящены работы М. И. Басакова, Г. В. Гузиловой, М. В. Ларина, опубликованные в периодической печати. Они детально описывают становление отечественного документирования с Х века до настоящего времени и кратко касаются зарубежной практики создания документов и работы с ними. Фундаментальными научными исследованиями по совершенствованию создания и оформления управленческих документов являются работы О. И. Бондыревой, С. Н. Дёмина, Ю.Н. Столярова, В. Э. Баласаняна, нашедшие отражение в учебных пособиях и периодике. Этими учёными подробно описаны принципы унификации и стандартизации в документоведении. В рамках исследований И. Е. Ивановой по совершенствованию работы с документами разносторонне рассмотрен подход безбумажной технологии управления. Также теме автоматизации, электронного документооборота и НИТ в сфере ДОУ посвящены труды В. Э. Баласаняна и Л.Р. Фионовой. Материал по данным вопросам взят из периодических источников. открыть »Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни
А так же и другие материалы, способствующие быстрому и глубокому изучению постановки делопроизводства в Костромской таможне. Для написания вопросов, связанных с историей таможенной службы, помогла информационно-аналитическая бюллетень,9 посвященная Костромской таможни, в которой рассказывается об истории жизни таможенного дела в Костромской области, о ее развитии и становлении вплоть до наших времен. Научная литература и многочисленные публикации в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» были использованы при рассмотрении более узких вопросов делопроизводства. Изучены труды ведущих специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой Под ред. И.К. Корнеева, В.А.Кудрявцева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. –456с. 12 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -М.Ж «Книга сервис», (издание 8-е, переработанное и дополненное), 2003. -160 с. 13 Митченко О.Ю. О Документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления//Делопроизводство №3,2004.-с 25 14 Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2.- С. 11 15Сокова. А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов//Делопроизводство. – 2004, №2.- С 4 16Пшенко А.В. «Хранение документов и обеспечение их сохранности»//Секретарское дело 2003, №10. -С63. 17 Алексеев Е.В., Афанасьев Л.П. «Опись - важный архивный справочник (история и методика составления)»//Делопроизводство2004, № 3.- С99 18Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. открыть »Понятие о корреспонденции
Заключение Рассмотрев в данной работе вопрос «понятие о корреспонденции» мы можем прийти к ряду выводов. Данная тема является на сегодня чрезвычайно актуальной и это обусловлено в первую очередь тем, что, как показывает практика, далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. в связи с эти каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах. Кроме того, знание данного вопроса помогает предпринимателю избегать внешних и внутренних конфликтов при ведении своего дела. А это, в свою очередь, позволяет ему сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли и развития предприятия. Единые правила документирования управленческих действий, которые определены в ГСДОУ, УСД В сущности, вся данная работа посвящена теме Единые правила документирования управленческой деятельности, поскольку содержание третьего пункта первого раздела может рассматриваться как одно из требований к оформлению управленческих документов. открыть »Документооборот фирмы стандарты
Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация н стандартизация документов— основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; организационные структуры организаций, учреждений и предприятий; классификаторы управленческих функций; управленческая документация. Документы давно стали объектами унификации н стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., но с тех пор несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. открыть »Документирование деятельности администрации Родинского района Алтайского края
Анализируя использованную литературу можно сказать, что ряд специалистов в области ДОУ - Ларьков Н. С., Рогожин М. Ю. – освещают вопросы современной регламентации делопроизводства, принципы составления и оформления управленческих документов. Они дают характеристику законодательным актам и нормативно-методическим документам, регламентирующим работу с документами, рассматривают организацию делопроизводственной службы, её структуру, задачи, функции, должностной и численный состав. Авторы выделяют вопросы документирования управленческой деятельности: требования к составлению бланков документов, их оформлению. В данной курсовой работе вопросы документационного обеспечения управления органов местного самоуправления рассматривается на примере муниципального образования - администрации Родинского района Алтайского края. Выбор пал на тему документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления не случайно, так как, судя по вышеизложенному материалу, она имеет много нерешённых вопросов. Этим обусловлена её актуальность. открыть »Способы обеспечения прав граждан
К методам анализа затрат служебного времени можно отнести рационализацию трудовых процессов, которая заключается прежде всего в совершенствовании технологии работы с документами. Она включает в себя совершенствование работы по составлению и оформлению документов и совершенствование системы хранения и поиска документов. Сотрудниками оперативных аппаратов и других отраслевых служб органов внутренних дел составляется множество оперативно-розыскных, уголовно- процессуальных, управленческих документов. Значительная их часть является секретной, многие бланки служебных документов также являются секретными и подлежат хранению в сейфах, в металлических шкафах, поэтому систематизируя их по назначению в отдельные папки, необходимо поместить и памятки о порядке заполнения тех или иных карточек, заданий, запросов. Важным средством упорядочения больших массивов информации и облегчения поиска интересующих работника сведений являются автоматизированные информационные системы. Своеобразным условием рационализации труда сотрудников органов внутренних дел является алгоритмизация (типизация) некоторых видов выполняемых ими работ. открыть »Принятие управленческих решений
Процесс принятия такого решения включает в себя несколоко операций (подготовка к работе, выявление проблемы и формулирование целей, поиск информации, ее обработка, выявление возможностей ресурсного обеспечения, ранжирование целей, формулирование заданий, оформление необходимых документов, реализация заданий). Выполнить перечисленные операции, а также условия повышения качества и эффективности управленеческого решения довольно трудно, и это дорого стоит. Речь о выполнении полного набора этих условий может идти только для рациональных управленческих решений по дорогим объектам (проектам). Вместе с тем конкуренция объективно вынуждает каждого инвестора повышать качество и эффективность управленческого решения. Поэтому в настоящее время наблюдается тенденция увеличения количества учитываемых условий повышения качества и эффективности решений на основе автоматизации системы менеджмента. 2. На примере с газонокосилкой выделить все этапы процесса принятия решения, где они находятся. Руководству предпрятия представляются на рассмотрение два проекта организации производства газонокосилки. Т.о. уже пройдены этапы: . выявление проблемы и постановка задачи (1 стадия) . открыть »Составление и оформление распорядительных документов
ТЕХНИЧЕСКАЯ ШКОЛА №58 г.КурскаСпециальность: секретарь - машинистка Учащейся 11 класса Коропец Анастасии Владимировны ПОЯНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К ПИСЬМЕННОЙ АТТЕСТАЦИОННОЙ РАБОТЕ ТЕМА: "СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ" Руководитель работы - Егорова Галина Ивановна Работа просмотрена и допущена к защитеЗам.директора по УПР А.А.Афонина Курск 2001 ТЕХНИЧЕСКАЯ ШКОЛА №58 г. Курска УТВЕРЖДАЮ Зам.директора по УПР А.А.Афонина " " 2001 Специальность: секретарь-машинистка Выпускник - Коропец Анастасия Владимировна З А Д А Н И Е I. Введение II. Процедура составления и оформления распорядительных документов 1. Изучение существующего вопроса 2. Подготовка проекта документа 3. Согласование документа 4. Подписание документа III. Оформление распорядительных документов 1. Постановление 2. Решение 3. Распоряжение 4. Приказы IV. Регистрация и контроль за исполнением документов V. Текущее хранение документов VI. Приложение VII. Литература VIII. Оглавление Руководитель Г.И.Егорова Выпускник А.В.Коропец Курск - 2001 Введение Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. открыть »Контрольная работа по делопроизводству
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты. Основными принципами унификации документов являются: - унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.; - единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; - комплексность унификации. открыть »Унификация и стандартизация управленческих документов
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты. Основными принципами унификации документов являются:- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. открыть »Организация управления предприятием
Получение заключительной информации служит основанием для проведения анализа деятельности предприятия, сравнения работы предыдущего и текущего периодов, выявления сильных и слабых сторон в деятельности предприятия. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой информации из книг, монографий, периодики. В результате личных наблюдений, при посещении рабочих мест и пр. Помимо сбора информации руководитель обрабатывает, систематизирует и анализирует ее. Обработка и регистрация информации на современном предприятии осуществляется с помощью быстродействующих ПЭВМ и периферийной техники. Процесс переработки информации состоит из следующих операций: прием первичной информации, контроль правильности оформления входных документов, подготовка информации к вводу в ЭВМ, сортировка, кодирование входящей информации, ввод информации в ЭВМ, обработка информации, вывод информации, выдача информации по принадлежности для управления, хранение информации для дальнейшего использования. Процесс обработки информации на ЭВМ осуществляется с помощью специальных прикладных программ, которые в свою очередь разрабатываются математиками-программистами. открыть »Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р. В государственном стандарте определено 29 реквизитов (было 31). Расположение их показано на схемах в прилож. 2.1-2.2. Оформление реквизитов документов 01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. 02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации. 04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 05. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 06 . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. открыть »
